如何建立安全管理体系(如何建立合规管理体系的方法)

发布时间:2023-04-14 | 更新时间:2024-10-07 17:30 | 热度:3214

如何建立安全管理体系(如何建立合规管理体系的方法)

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问题引出

2021年6月3日，最高人民检察院、司法部、财政部、生态环境部、国务院国有资产监督管理委员会、国家税务总局、国家市场监督管理总局、中华全国工商业联合会、中国国际贸易促进委员会联合印发《关于建立涉案企业合规第三方监督评估机制的指导意见（试行）》，探索建设企业合规的刑法激励机制。该指导意见主要确立了在公司、企业等市场主体（包括公司、企业、实际控制人、经营管理人员、关键技术人员等）在生产经营活动中涉及的经济犯罪、职务犯罪等案件中，对于建立或完善了企业合规治理体系的公司、企业，经由第三方监督评估机制管理委员会选任组成的第三方监督评估组织调查、评估、监督和考察，符合规定的，作为检察院依法作出不批准逮捕、不起诉以及变更强制措施、提出量刑建议等决定的重要参考。

但是，相关部门尚未出台用于刑法激励的企业合规管理体系基本标准，那么涉诉企业应该建立什么样的合规管理体系才是符合要求的，第三方监督评估组织根据什么标准去评估企业建立的合规体系是否完善、有效。这是企业合规改革面对的一个现实的亟需解决的问题。

正文

虽然检察院或相关部门尚未出台用来刑法激励的合规管理体系基本标准，但经对外国、国际组织和中国相关部门关于企业合规出台的相关法规、规范、指引的研究和企业合规管理的实践，笔者总结一个有效的企业合规管理体系应包含以下基本框架，即“一个基本制度、一个组织、五个机制、一个文化”。

一、“一个基本制度”即一个合规基本制度。建立一个有效的企业合规管理体系，企业首先应当制定一个合规基本制度。确定合规方针、合规目标、合规意义、合规组织、运行机制等基本制度。梳理清楚并回答企业为什么做合规管理、做成什么样的合规管理、如何做合规管理等基本问题。

二、“一个组织”即一个合规组织。建立一个有效的企业合规管理体系，企业应当建立一个由比较专业的人员组成的独立且权威的合规部门。该合规部门必须具有独立性和权威性，与业务部门等其他部门相互独立。合规部门的负责人在企业的职位应相对较高，能够向管理层或者董事会汇报工作，以保证合规工作得到足够的重视，能够顺利开展和运行。在国有企业，合规部门负责人一般由总法律顾问担任；在民营企业，合规部门负责人一般应由副总经理、总经理、董事或者相应层级的人员担任。合规人员应不得兼任销售、采购等业务等有冲突关系的部门的工作，保证合规人员的独立性。

企业有下属子公司或下属成员单位的，应当在子公司、下属单位中也设立合规部门或合规人员，直属于集团合规部门和合规负责人管理。企业应当根据自身情况，确定合规负责人和合规部门大小、合规人员多少。

同时，企业合规管理工作和合规部门工作应得到决策层（如股东（大）会、控股股东、实际控制人、董事会或总经理）的支持，并且决策层应当作出相关承诺。

三、“五个机制”。

（一）合规防范机制。合规防范机制首先应建立“合规规则库”，搜集与本企业运营相关的法律、法规、规范性文件、政策、商业伦理等。第二，应当对上述规则中的义务与风险进行提炼，形成比较简明清晰的合规负面清单和合规义务清单。第三，应当将上述重点合规风险写进员工手册。第四，企业应当开展有计划的持续的合规教育培训活动，并对重点人员进行有针对性的教育培训和持续沟通，使全体员工和重点员工能够掌握企业合规管理体系、合规知识、合规风险。

（二）合规运行机制。企业可根据实际情况，在业务中建立企业合规细则、在部门中建立合规细则，将合规风险清单嵌入现行的业务流程中，在重点环节进行合规管控。企业应要求商业伙伴应当合规，并开展适当的调查。在并购等特殊事项中，应当建立相应的流程以保证并购等相关行为合规。企业应积极开展合规的数字化信息化建设，将合规运行数字化。企业应当对合规运行开展档案管理。

（三）合规监测机制。合规监测机制首先要求建立有效合规管理体系评价标准。企业应当定期对合规管理体系的运行情况进行内部评审或者外聘机构进行评审，检测合规管理体系是否有效运行。同时，企业应当定期根据建立的风险清单或外聘机构对企业合规风险进行排查。企业应当建立举报制度，任何员工都有权匿名举报合规问题和风险，举报渠道应当畅通，反应应当及时，举报人员应当受到保护，不得打击报复。企业应当根据合规管理体系运行情况，定期制作合规报告，进行总结和汇报。

（四）合规问题应对机制。企业可建立合规风险等级制度及应急预案，如发生相关合规问题，做好如何对接政府监管部门及相关处理的制度安排。对于企业内部，应当建立违规问题的调查和处理制度。同时，总结问题、分析原因、予以纠正，完善合规管理体系，持续改进。

（五）合规考核机制。应当对合规管理工作和合规人员进行考核，按照企业整体的考核机制，明确合规工作的加分项和扣分项，根据合规工作开展情况进行激励或惩罚，使合规管理体系能够有效运转。

四、“一个文化”即一个合规文化。所有上述合规工作的开展最终体现在一个企业的合规文化上，只有将合规文化、合规意识融入到每个员工心中，体现在每个工作环节和细节上，做到人人合规，企业自然合规。要形成合规文化，必定需要企业对合规管理工作始终坚持不懈，一个良好的合规文化又能促进企业合规管理工作，它们是一体两面、相互影响、相互促进。

小结

有人说，合规不会给企业带来效益，反而是企业的成本。该说法比较片面，合规诚然需要代价和成本，也不像业务一样创造利润，但是合规创造价值，这是像做了合规计划的西门子、中兴等公司一致认可的。在此，引用尚未颁布的国际标准ISO37301《合规管理体系 要求及使用指南》（讨论稿）中认为为什么要“培育和传播积极的合规文化”：

“组织应将有效及合理的合规风险管理视为一种值得追求和利用的机遇，因其为组织提供下列优势：

“— improving business opportunities and sustainability;

“增加商业机会、促进可持续发展；

“— protecting and enhancing an organization’s reputation and credibility;

“保护并提升组织的声誉和信誉；

“— taking into account expectations of interested parties;

“考虑各利益相关方的期望；

“— demonstrating an organization’s commitment to managing its compliance risks effectively and efficiently;

“表明组织致力于切实有效管理其合规风险的承诺；

“— increasing the confidence of third parties in the organization’s capacity to achieve sustained success;

“提升第三方对组织能够取得持续成功的信心；

“— minimizing the risk of a contravention occurring with the attendant costs and reputational damage.

“最大限度地降低违规行为导致的风险及相应的成本和声誉损失。”

诚然，企业合规管理体系有很多陈述方式，但一个有效的企业合规管理体系都应包含了上述基本因素。每个企业规模有大有小，业务不同，合规问题不尽相同，企业应根据自身实际情况进行设计和调整。

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