管理四大思维是哪四个(效率管理的四大思维方式)

发布时间:2023-04-25 | 更新时间:2024-10-07 17:28 | 热度:3057

管理四大思维是哪四个(效率管理的四大思维方式)

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职级越高、工作越忙、效率却越低。面对这种情况，管理者该怎么办？

管理学家彼得·德鲁克和你分享，管理者统一安排时间、提高效率的4条思路：

01

接受“自由时间不多”的事实

有一些企业髙管和德鲁克说：

彼得你知道吗，我至少可以控制自己一半的时间，而且我认为该花时间的地方，我就能按自己的意愿做。

每次听到这些话，德鲁克都坚信，自己有足够的理由来怀疑，对时间耗用的真实情况，这位管理者，可能根本不清楚。

事实上，髙管能自由支配的时间，大概是1/4。只有1/4的时间能用在重大的、真正有贡献的、应该做的事上。这一条适用于绝大部分组织，几乎没有例外。

因为管理者有许多身不由己的时候，比如，接待“顺道来访”的重要客户，批阅“走形式的”公文等。

即便是一位非常自律的管理者，也经常得花一半的工作时间，来处理许多不那么重要、也不一定有意义的事。

所以，德鲁克说：

一位管理者的职位越高，他不能自行支配的时间，一定越多；

组织的规模越大，管理者用于维系组织运行的时间，而不是发挥组织功能和生产经营的时间，也一定越多。

那么，管理者想提高时间使用效率，就要在接受这一点的基础上，考虑如何使用。

02

集中整块时间处理重要工作

德鲁克认为：

时间如果能集中，即使只有一个工作日的1/4，也足够办理几件大事；

时间分割成许多段，等于没有时间，零零碎碎的时间加起来，就算总数有3/4个工作日，也是毫无用处。

所以，想做好时间管理，就要将零碎时间集中起来，处理重要事务。

那么，如何集中？有2种常见办法：

第一种，用连续几个半天，处理重要工作。

许多企业高管，会将例行工作，安排在一星期内的某两天中办理，而将其他工作日的的整个半天保留下来，用于处理真正重大的事务。

举个例子。

迪伦是一家银行的总裁，他把召开业务会议、约请高级职员、讨论和接待重要客户之类的工作，都安排在星期一和星期五。

在星期二、三、四的下午，迪伦不安排固定的工作，用这些时间来处理紧急事件，比如，研究突发的人事问题，约见回国的国外分行经理，前往外地出差之类。

而在这三天的上午，迪伦会事先排定工作内容，专门处理重要事项，并以90分钟为一个工作单元。

第二种，定期在家办公。

有些企业高层人员、许多杂志主编和主持研究的科学家，在一星期内，会选择一天在家工作；还有一些，会选择每天定期在家办公。

举个例子。

奥那多是一位卓有成效的管理者，他每天上午上班前，会花90分钟时间留在家里，不受任何外界干扰，专门从事研究工作。

如果要准时上班，那么早上在家里，奥那多就会早早开始工作，这看起来有些辛苦。但奥那多觉得，这种做法，比每天下班后把重要事务带回家、晚饭后再花几小时处理，要好得多，他说：

一方面，下班后把工作带回家，不免过度劳累，对中年以上的管理者来说，最好是早睡早起；

另一方面，现在喜欢把工作带回家来“开夜车”的管理者，似乎越来越多，这往往会造成一种不好的倾向：反正晚上可以加班，白天的工作时间、没必要抓那么紧。

03

集中时间不是为了处理琐事

集中时间时，“方法”倒在其次，重要的是时间的“用法”。一个常见的情况是：

许多管理者，会把次要的工作集中起来处理。

但德鲁克相信，这种做法，对工作没有什么帮助。因为无论在心理上、还是时间上，这都体现出：

管理者仍然放不下那些价值少、贡献少、但看起来又不得不做的事情。

这样一来，重要的事情还是没时间做，管理者又会产生新的时间压力。

这样反反复复几次，几天或几星期后，他原先已经“集中”的自由时间，会被那些所谓“新的问题、紧急事件、麻烦”，瓜分得无影无踪。

所以，德鲁克建议，管理者可以这样做：

首先，记录时间的实际使用情况，准确评估自己究竟有多少“自由时间”，也就是用来处理重要事务的时间；

然后，保留出相当分量的、连续性的整块时间，用它们来处理重要事务。包括上下级有效沟通、与上下级建立关系、了解上级期望、对工作成果有帮助的外部交流、重要的人事决策等。

需要注意的是，一旦发现还有别的事情在“蚕食”保留出的时间，管理者需要马上仔细分析时间记录情况，再将其中比较次要的工作，重新过滤一次。

04

持续优化时间管理

德鲁克说：

卓有成效的管理者都懂得，对时间的控制与管理，不能一劳永逸。

具体来说，管理者需要做2件事：

第一，必须持续不断地做时间记录，并且定期对这些记录进行分析。

德鲁克提醒管理者：

时间是最稀有的资源，如果不将时间管理好，要想管理好其他事情，就只是空谈。分析自己的时间，也是系统分析自己工作、鉴别工作重要性的一种方法。

第二，根据自己可以支配的时间，给一些重要的活动，定下必须完成的期限。

举个例子。

托马斯是一位公司主管，他身边经常带着2张“完成期限表”：

一张罗列出紧急事件，一张罗列出自己不感兴趣、但却非做不可的重要事务。

一旦发现自己的完成时间、迟于预定期限时，托马斯就用夸张的语气提醒自己：

哇，托马斯，你在干嘛呢，你可以支配的时间，偷偷“溜走”了，小心啊。

用这种方式，持续了一段时间后，托马斯发现，自己在重要事务上投入的时间越来越多、成效也越来越显著。

总之，要想有效，就必须把整块时间，花在真正有价值的事情上。

 

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